O modo Bullet Journal, criado pelo designer Ryder Carroll, o método ganhou a internet em 2015, quando um vídeo explicativo de como utilizá-lo foi postado no Youtube. Parece um mundo distante, mas qualquer um pode adotar o sistema que tem como objetivo “acompanhar o passado, organizar o presente e planejar o futuro”. Para acessar o vídeo (que possui legendas para português), basta acessar o goo.gl/CtgAzg
Confira 10 dicas para se organizar melhor
Normalmente perdemos muito tempo em nossa vida apenas por não nos programarmos adequadamente.
Podemos ganhar até 1 hora a mais em nosso dia de trabalho, se tivermos um planejamento para nossas atividades de rotina e as tarefas que temos que realizar.
Se você tem atividades já definidas entre outras, fazer reunião com chefe ou realizar a leitura e gerenciamento de emails, na primeira hora da manhã, você pode objetivamente coloca-las em sua agenda.
Existem no entanto, outros tipos de atividades, onde você precisa pensar um pouco antes de agendar. Nestes casos, pode considerar o seguinte:
1. Tente agrupar compromissos externos em horários próximos, de forma a diminuir o impacto sobre sua produtividade.
2. Se estiver na rua(fora do escritório), consulte sua lista de lembretes e veja se não pode aproveitar para resolver alguma tarefa.
3. Separe um tempo específico para fazer ligações ou retornar chamados.
4. Dedique pelo menos 15 minutos no final do dia para programar o dia seguinte. Este hábito, além de economizar tempo, ajuda muito na diminuição do seu stress.
5. Tente programar 1 hora por dia para atividades de planejamento ou que requeiram o máximo de concentração. Nesta hora, desligue o celular e peça para não ser interrompido. Às vezes, ir almoçar mais tarde, e ficar no escritório vazio, pode ajuda-lo(a) a cumprir esta tarefa.
6. Reserve uma hora na semana para organizar sua mesa e suas coisas. Sexta à tarde pode ser uma boa hora, assim você começa melhor a semana seguinte.
7. Aproveite o tempo perdido em salas de espera de consultórios, clientes, aeroportos ou mesmo no trânsito ( se no taxi ou metrô). Tenha sempre em sua pasta ou seu PDA, artigos e relatórios que precisa ler ou ainda outra tarefa que possa ser adiantada.
8. Sempre separe alguns minutos após uma reunião ou evento para avaliar o que foi falado e eventualmente programar atividades relacionadas.
9. Lembre-se de deixar um tempo livre para imprevistos inesperados e interrupções indesejadas. Isto pode evitar muita frustração ao final do dia por não ter sido possível cumprir tudo que programou.
10. Finalmente, não exagere! Programe de vez em quando algum tempo para relaxar e repor as energias.
Segundo estudo, pessoas organizadas vivem mais
Uma pesquisa realizada pela Universidade da Califórnia em Riverside sugere que pessoas organizadas e disciplinadas tendem a viver até quatro anos mais do que as mais impulsivas.
Os cientistas avaliam que traços psicológicos são tão importantes como fatores médicos e sociais na saúde.
“Pessoas mais conscienciosas têm melhores hábitos em relação a sua saúde, se arriscam menos, e tendem a ter empregos e casamentos mais estáveis”, disse o psicólogo Howard Friedman, um dos autores do estudo.
“Muitos desses indivíduos também têm até uma predisposição biológica a serem saudáveis”, acrescentou.
O cientista lembra ainda que pessoas mais discliplinadas tendem a ser mais felizes, e consomem menos drogas e álcool.
Para se organizar melhor: conheça 5 apps para celular que permitem anotar tarefas e relembrar horários
1. ClearFocus
Baseado na técnica de Pomodoro, o ClearFocus é um aplicativo de gerenciamento de tempo que ajuda o usuário a ser mais produtivo. Com esse app, você pode cronometrar intervalos de tempo nos quais você deve dirigir todo o seu foco para os estudos — e, nesse momento, você deve evitar qualquer tipo de distração. Mas nem tudo é trabalho: o ClearFocus também envia notificações quando a hora do descanso chegar. Ótimo para colocar aquela matéria atrasada em dia, certo?
2. EverNote
O Evernote é um dos aplicativos de produtividade mais conhecidos ao redor do mundo, porque se trata de um serviço capaz de armazenar e tornar pesquisáveis notas e checklists, organizar documentos, fotos, áudios e artigos da internet, além de oferecer um chat para você discutir com outras pessoas o desenvolvimento do seu trabalho.
3. Sunrise Calendar
Pense em um calendário que integra as suas várias agendas. Pois é exatamente isso que o Sunrise Calendar faz. Esse aplicativo reúne em um mesmo lugar todos os seus eventos do Google Agenda, do iCloud e do Microsoft Exchange. Além disso, o aplicativo é capaz de importar compromissos do Evernote, do Facebook e do Todoist. Desse jeito você pode se programar para estudar sem deixar de curtir aquela balada com os amigos.
4. Todoist
Mais de 4 milhões de pessoas ao redor do mundo usam o Todoist para criar listas de tarefas. Um número impressionante, não é mesmo? A justificativa para esse sucesso é simples: o aplicativo funciona bem para quem trabalha em grupo (é possível compartilhar as tarefas com colegas) ou para aqueles que só querem se lembrar de pendências cotidianas, como um fichamento a ser entregue na próxima semana.
5. My Study Life
Mesmo que só esteja disponível em inglês, o My Study Life é um daqueles apps essenciais para qualquer estudante universitário. Nele, é possível organizar os seus horários de aula — que, com o avançar da graduação, tendem a ficar cada vez mais caóticos — e armazenar anotações sobre as disciplinas.
Características positivas
Para o estudo, publicado na revista da Associação Americana de Psicologia, Friedman e sua equipe analisaram dados de 20 pesquisas que se concentravam em características típicas de pessoas conscienciosas e que envolveram mais de 8,9 mil voluntários de países desenvolvidos.
Os cientistas examinaram em particular três características: o auto-controle, a organização e a diligência. Eles descobriram que os dois últimos aspectos são os mais ligados à longevidade.
Entre outras características consideradas saudáveis estão o perfeccionismo, a confiança, a determinação, a competência e a obediência.
“Existem algumas provas de que as pessoas podem se tornar mais conscienciosas, principalmente quando elas se sentem seguras e estáveis em um emprego ou no casamento”, disse Margaret Kern, outra autora do estudo.
Pesquisas anteriores se concentravam mais em ressaltar os malefícios de estados psicológicos negativos, como a depressão ou a hostilidade.
Quer ser um profissional altamente focado em suas tarefas? Veja 7 dicas práticas de como fazer isso
Se manter focado em uma tarefa que é prioridade é vital para o seu sucesso. Mas ele não vem facilmente quando você está sobrecarregado com distrações diárias, uma longa lista de coisas a fazer e vários projetos que exigem sua atenção.
Sim, se manter focado não é tão fácil quanto parece. Na verdade, é difícil até demais.
Obviamente todo mundo quer ser mais focado, não é mesmo? Então, aqui vão 7 estratégias para se manter super focado:
#1. Aprenda a dizer não
Seja claro sobre o que você realmente deseja alcançar. Escolha deliberadamente o que você vai fazer e coloque em sua lista de afazeres. O seu tempo é o seu bem mais precioso.
Esqueça os objetivos que não lhe servem mais. Aprenda a delegar ou atribua tarefas que não são mais o seu foco e que já não fazem mais parte de suas prioridades.
Abrir mão das tarefas que não são importantes para seus objetivos é tão importante quanto saber quais tarefas você precisa fazer.
O ideal é que você encontre 3 tarefas essenciais para completar durante o seu dia, ou 3 objetivos que precisam ser cumpridos durante a semana. Quando alguma tarefa não faz sentido pra você, não tenha medo de dizer “não, obrigado”.
Isso vai lhe dar mais tempo e espaço para se comprometer com coisas que realmente importam.
#2. Ensaie mentalmente sua tarefa
Visualize o processo ideal, em vez de ficar obcecado pelos resultados desejados. Imagine-se realizando uma tarefa brilhante e com facilidade.
Veja-se superando os obstáculos e as manobras que precisa para conseguir isso.
Como você vai se sentir quando as coisas estiverem concluídas? Estará feliz com a nova conquista? Animado com novas perspectivas? Use essas vibrações positivas para se inspirar e manter você focado e inspirado.
#3. Mantenha sua energia pra cima
Quando você está em um estado de realização de tarefas, é revigorante permanecer dentro delas.
Mas, quando você se força a manter o foco, você fica esgotado e prejudica a sua criatividade e produtividade. Intervalos irregulares entre as tarefas de 5 a 15 minutos podem fazer maravilhas com a sua produtividade.
Dê uma caminhada, converse com um amigo, coma um lanche, ou tome um pouco de ar para deixar que o seu cérebro se sinta melhor.
Sem renovação consistente e rejuvenescimento, é difícil ficar alerta e manter o foco. Defina uma rotina regular e tenha uma boa noite de sono para evitar o cansaço excessivo.
Afaste-se da tarefa quando o seu interesse nela começar a diminuir. Volte para ela quando você tiver reabastecido a sua energia.
#4. Não seja multitarefa
Fazer várias coisas ao mesmo tempo ou mudar rapidamente entre as tarefas é o oposto de ser focado. Portanto, escolha uma tarefa importante e se envolva totalmente com ela.
Antes de passar para a próxima coisa, faça uma pausa intencional, respire fundo e agradeça pelo que você acabou de realizar.
Se você se sente muito cansado com uma tarefa, você pode definir um alerta para realiza-la em blocos de 15 a 20 minutos, alternando com uma pausa para esvaziar a mente.
Por exemplo, escute seus recados, faça ligações telefônicas e arquive seus documentos em tempos designados e alternados.
#5. Aumente sua força de vontade
Foco exige autocontrole e a capacidade de resistir às tentações de curto prazo para ganhos de longo prazo. Por isso, yoga e meditação estão entre as formas mais eficazes para aumentar a sua força de vontade.
Estas práticas conscientes nos ajudam a ter consciência do que precisamos fazer, independente dos nossos pensamentos e emoções.
Não precisamos acompanhar todo pensamento e emoção. Podemos simplesmente nos sentar com nossas ideias e pensamentos sem nos deixar ser levados por eles.
Aprimorar nossa força de vontade vai nos ajudar a manter o foco em vez de nos distrair com a vibração mental e sentimentos indesejados.
#6. Crie o foco automático
Desenvolva hábitos regulares e rotinas simples para fazer uma tarefa mais naturalmente. Separe as ferramentas que você precisa para complementá-la e escolha um horário específico a cumprir.
Configure lembretes para trabalhar com as tarefas no prazo determinado e recompense a si mesmo quando conseguir atingir suas metas.
Quando agir faz parte da sua rotina, resistimos menos. Isso ajuda a preservar o seu espaço, energia e atenção para as tarefas mais difíceis que não são facilmente automatizadas.
#7. Crie um ambiente favorável
Interrupções constantes e distrações desnecessárias tiram completamente o seu foco. Organize seu espaço de trabalho para desencorajar visitas não programadas.
Conecte seu fone de ouvido e escute uma música suave, ou alguma que faça você se sentir mais produtivo. Depois disso vá para um lugar mais calmo, se você não conseguir se manter longe das brincadeiras do escritório.
Se você deseja concluir um projeto desafiador, desligue seu telefone, e notificações de todos os seus dispositivos. Caso se sentir tentado a ficar olhando seu telefone a todo momento, desligue a internet, ou desligue-o.
Otimize o seu ambiente para ter foco, encontrar o fluxo em seu trabalho e experimentar progresso.
Seis playlists para manter o foco – seja no trabalho ou nos estudos
O programa de stream de músicas mais conhecido no mundo, o Spotify, traz em uma de suas milhões de playlists algumas com uma função bastante específica: a de focar. Seja no trabalho, nos estudos ou até mesmo nos afazeres domésticos, somadas a um fone de ouvido estas podem fazer com que as tarefas sejam cada vez mais eficazes, qualitativas e rápidas. Confira oito playlists que auxiliam a focar:
Deep Focus
Ela tem uma pegada “rocky” sem deixar de manter o clima transcendental e instrumental. Quando você colocar para tocar ela parece que nem está ali, mas estimula seus miolos a manterem-se sempre no foco.
Deustche Grammphon Editor´s Choice
Na verdade ela vem de um aplicativo da maior gravadora de música clássica do mundo. Mas o interessante aqui é que ela vai além dos “standards”, trazendo produção atual e contemporânea, que mescla alguns estilos bem inusitados.
Mágico Por-do-Sol
Esta lista vem lá da turma de Portugal e tem alguns achados bem bacanas. Eu a uso mesmo no domingo pela manhã, subvertendo seu clima fim de tarde, por algo como “café, água com gás e os jornais e revistas da semana”. Mas funciona também para tarefas mais lights em seu dia.
Evening Acoustic
Quem curte o clima voz e violão vai se amarrar nessa. Aqui, a questão da letra pode impactar quem, por exemplo, produz conteúdo. Mas, é de uso garantido para dar uma relaxada.
Clássicos para o trabalho
Editada pela própria Spotfy Brasil, essa playlist investe mais nos clássicos padrão, sem perder o charme. Se você quer algo certo e garantido, sem muitas surpresas, pode ser uma boa escolha também.
Jazz Café
Outra editada pela equipe brazuca do serviço, com essa você garante um clima mais “cool” (ou de música de elevador), que pode ser uma boa para turbinar a sala de espera de seu escritório ou espaço de co-working.